在這個互聯網飛速發展的時代，企業郵箱在企業管理中必不可少，越來越多的企業依靠電子郵件進行日常辦公。如果把互聯網比作生命，那么數據則是血液，其價值尤為重要。

伴隨著郵件的日常應用，所產生的郵件數據量日趨增多。面對往來的郵件，很多人都是看完電子郵件就扔在一旁不管，導致電子郵件常年堆積成山，給接下來的使用帶來巨大不便，花大量時間浪費在尋找上。如何將海量的郵件數據進行安全儲存、長期保存、實時調閱、快速恢復以及遵從相關法規等問題已經日益凸顯，成為企業可持續發展的重點與難點。

在這些問題的促使下，郵件歸檔成為企業管理主流，成為企業信息儲存的必要手段。

從公司經營管理角度來看。

電子郵件已經是企業最為重要的通訊手段，已經是連接企業內外部最常用的載體，每個企業都有想通過員工電子郵件來了解、記錄企業員工工作活動狀況的需求，這是郵件歸檔的最基本訴求。另一方面，電子郵件可能會包含一些敏感或機密信息，這些信息的泄露是通過電子郵件發生的，企業有必要對郵件內容做一些管控或審計，避免不必要的損失。

從企業內容管理、知識庫管理角度來看。

電子郵件作為企業內部，企業與外部客戶、合作伙伴等溝通的橋梁，承載了大量的溝通內容，這些都是企業無形的數字財富，對企業來說都是寶貴的資產。而且郵件數據是動態遞增的，如果有一個工具能自動進行科學的內容分類，按時間、部門、重要等級或價值等來進行歸檔保存，無疑是對企業知識管理的巨大補充，會形成動態的工作知識庫，每個員工隨時可以通過查詢歷史郵件找到自己所需的那封郵件，郵件歸檔系統是最好的企業非結構化知識數據管理知識庫。

從企業運營成本角度來看。

大數據時代的到來對企業存儲帶來了巨大挑戰，企業的郵件數據量是每日攀升的，如果任由員工長期保存，企業的郵件系統性能無法承受，存儲成本也吃不消。但大量的郵件數據是重復的，無序保存是一種巨大的浪費，這就需要能大量去除重復數據、有效節省存儲空間的專業的郵件歸檔產品來解決郵件存儲成本的問題。好的郵件歸檔系統可以支持動態的存儲資源的擴展，一步到位不需要花很多錢，可以隨著企業的規模擴展逐步增加存儲資源即可，能極大節省企業前期的投入成本。

從企業法律法規遵從角度來看。

郵件歸檔的最初需求來源于法律法規的強制要求，這是郵件歸檔產品誕生的最初原因，也是企業部署郵件歸檔產品的最原始的動因。郵件歸檔可以完整保存企業郵件數據，在企業需要的時候隨時舉證，無疑可以降低法律訴訟風險和成本，也為企業的經營活動提供必要的法規遵從合規的保證。

從以上原因分析，郵件歸檔對國內企業來說即是自身需要，也是法律法規遵從的必要管理工具，已經引起企業的普遍重視。